Link Binus : binus.ac.id
Link Doc : Knowldege Management
Link Ppt : Knowledge Management
1. Pentingnya Knowledge Management
Knowledge Management sangat penting dalam sebuah organisasi karena pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi harus mampu memberikan kemajuan bagi perusahaan itu sendiri. Maka orang yang bekerja dalam organisasi tersebut harus mensharing pengetahuannya agar memajukan organisasi tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan management yang baik agar pengetahuan tersebut tidak hilang dengan didukungnya infrastruktur untuk sharing informasi di organisasi tersebut.
Berkembangnya teknologi yang begitu cepat sangat berpengaruh dalam bidang kehidupan. Oleh sebab itu perlunya penekanan pada sumber daya manusia yang merupakan respon dalam menyikapi oleh perubahan tersebut. Ilmu pengetahuan pun menjadi menonjol dan pendidikan merupakan peran penting dalam menyikapi SDM yang berkualitas.
Pengetahuan perlu dikelola dengan baik untuk meningkatkan kinerja dan performa dalam sebuah organisasi. Langkah ini sangat strategis untuk menghadapi persaingan. Maka diperlukan cara yang dapat mengintegrasikan pengetahuan dalam pengembangan SDM dalam sebuah organisasi. Oleh sebab itu, knowledge management sangat penting dalam sebuah organisasi.
Belajar dan pembelajaran merupakan kata kunci dalam peningkatan kapasitas pengetahuan dalam knowledge management. Memang pada dasarnya pengetahuan dimiliki oleh individu masing-masing tetapi pengetahuan ini bisa dimanfaatkan oleh organisasi.
2. Perbedaan Informasi dan Knowledege
Informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang manjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang memiliki arti bagi penerima. Sedangkan Knowledge adalah data dan information yang telah disaring lebih jauh berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, pengalaman dan keahlian si penerima.
3. Proses Perubahan Data Menjadi Informasi
Proses perubahan data menjadi informasi menurut dilakukan melalui beberapa tahap:
• Contextualized: memahami manfaaat data yang dikumpulkan
• Categorized: memahami unit analisis atau komponen kunci dari data
• Calculated: menganalisis data secara matematik atu secara statistik
• Corected: menghilangkan kesalahan dari data
• Condensed: meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas
4. Faktor Penting Implementasi Knowledge Management
Faktor yang penting dalam Implementasi Knowledge Management
• Manusia : Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang mampu di-sharing/transfer dalam institusi atau organisasi.
• Leadersihp : Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang kuat dengan menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi dalam mewujudkan visinya.
• Teknologi : Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang yang tepat dan waktu yang tepat pula.
• Organisasi : Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi dalam penyebaran informasi.
• Learning : Kemauan belajar untuk setiap individu sehing-ga muncul ide-ide, inovasi dan knoeledge baru, yang menjadi komoditas utama dalam KM.
Explicit: informasi atau pengetahuan yang ditetapkan dalam bentuk nyata.
Implisit: informasi atau pengetahuan yang tidak diatur dalam bentuk nyata, tetapi dapat dibuat eksplisit.
Tacit: informasi atau pengetahuan bahwa seseorang akan mengalami kesulitan ekstrim operasional pengaturan dalam bentuk nyata.
Dalam Knowledge Management hal yang penting adalah terbentuknya lingkungan belajar yang kondusif sehingga pekerja menjadi termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi atau pun pengetahuannya yang telah ada dan mengembangkannya serta membagikan pengetahuan yang baru yang menambah pengetahuan organisasi yang dapat menjadikan orang dalam organisasi tersebut menjadi lebih produktif dan saling berbagi pengetahuan.
5. Dasar Knowledge Management
Terdapat tiga usaha yang merupakan dasarnya Knowldege Management:
1. Pembelajaran Database
Awal mulanya Knowledge Management, frase yang biasa digunakan adalah best practice. Namu digantikan dengan “pelajaran” karena istilahnya lebih luas dan inklusif dan best practice bisa ditafsirkan hanya ada satu best practice dalam suatu situasi.
2. Keahlian Lokasi
Jika terdapat pengetahuan pada satu individu maka cara yang terbaik untuk mempelajari adalah dengan berbicara pada individu tersebut. Mencari ahli yang tepat dengan pengetahuan yang dibutuhkan bisa menjadi masalah. Fungsi dasarnya adalah mengidentifikasi dan menemukan individu yang dalam sebuah organisasi yang memiliki keahlian di daerah tertentu. Terdapat 3 bidang yang biasanya menyediakan data untuk sistem keahlian lokasi yaitu: resume karyawan, identifikasi diri, mengisi formulir online atau dengan analisis terhadap karyawan.
3. Komunitas Practice (CoPs)
CoPs adalah kelompok individu dengan kepentingan bersama yang datang bersama-sama secara langsung untuk berbagi dan mendiskusikan masalah dan peluang seperti best practice dan membicarakan pelajaran.
6. Tahapan-Tahapan Knowledge Management
Tahapan-tahapan pengembangan Knowledge Management:
• Information Technology
Best Practice diganti dengan pelajaran karena perkembangan Information Technology itu sendiri yang menyesuaikan zaman.
• HR dan Corporate Culture
Implementasi Knowledge Management melibatkan perubahan dalam budaya perusahaan oleh sumber daya manusia itu sendiri
• Taxonomy dan Content Management
Kesadaran akan pentingnya konten khususnya pentingnya pengambilan kemampuan. Oleh karena itu pentingnya penataan, deskripsi dan struktur konten
7. Sosialisasi dan Promosi
Aplikasi sistem manajamen pengetahuan yang kompleks tidak akan berguna jika tidak digunakan oleh komunitasnya. Karena itu perlu strategi yang tepat untuk memotivasi anggota komunitas agar menggunakan sistem.
1. Sosialisasi : melakukan edukasi kepada komunitas.
2. Promosi : bermanfaat bagi komunitas
3. Reward : salah satu motivasi orang untuk berbuat sesuatu.
4. Evaluasi : Suatu pengembangan sistem dianggap baik, bila secara transparan melibatkan pemakai dalam pengembangannya
Referensi:
Davenport, T. H., & Prusak, L. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press.
Durham, M. (2004). Three Critical Roles for Knowledge Management Workspaces.
Whitten, J. L., Bentl, L. D., & Dittman, K. C. (2005). Metode Desain dan Analisis Sistem.